Garantido pela Lei nº 7.418/1985, o vale-transporte é um benefício que visa viabilizar o deslocamento dos empregados entre sua residência e o local de trabalho, nos sentidos de ida e volta. Conforme a CLT, a concessão deve ocorrer por meio do sistema de transporte coletivo público, abrangendo as modalidades urbana, intermunicipal ou interestadual. Assim, a opção de receber ou não o benefício depende do meio de locomoção utilizado pelo trabalhador.
A empresa fica desobrigada de conceder o benefício nos casos em que empregado não tenha necessidade de utilizar o transporte público por qualquer motivo ou decida abdicar formalmente desse direito.
É fundamental que a empresa mantenha documentos que comprovem tanto a solicitação quanto a renúncia ao vale-transporte. Conforme estabelece a Súmula 460 do TST, e reafirmado pelo Tema 232 do TST, o ônus de provar que o empregado não satisfaz os requisitos indispensáveis para a concessão, ou que ele não pretende fazer uso do benefício, pertence exclusivamente ao empregador.
Portanto, é imprescindível que o empregador mantenha um controle rigoroso e arquive todos os registros documentais relativos ao vale-transporte, seja para formalizar a sua concessão ou para comprovar a renúncia do empregado.
Essa cautela é fundamental porque, em eventuais disputas judiciais, o ônus da prova recai exclusivamente sobre a empresa, conforme estabeleceu o Tema 232 do TST. Sem a devida documentação que ateste que o empregado não preenchia os requisitos ou que abriu mão do direito por vontade própria, cria-se vulnerabilidades a condenações e ao pagamento retroativo de valores, tornando a gestão documental uma ferramenta indispensável de segurança jurídica e econômica.